封面文章|传统办公室已死
2015/3/10 中外管理杂志

     新年伊始,正是企业进行管理变革和办公环境整理的重要时期。但不知你是否发现:办公环境与管理之变的关系是如此紧密,好的办公环境虽“貌不惊人”,但内力深厚,而“传统办公室”则经常对管理变革构成不知不觉的威胁。那么,我们该如何在一年工作开始之际,审视和改造公司环境,真正开发出环境的力量推动管理之变呢?

     文/本刊记者?邓纯雅

     开车一个小时,挤地铁半个小时,步行20分钟,从郊区到市中心,最终来到办公大楼前,一个箭步挤入了“寸土寸金”的电梯,快速打卡后冲向工位才是最佳选择……

     腰酸腿疼,伴随隔壁同事无休止的电话声,两个小时之后开始眼睛发干、内心烦躁,极度渴望马上去天台放放风,或者到茶水间说说八卦。想到午餐虽然让人有点儿小兴奋,但不管中午吃什么,下午要开三个会、五张报表必须当天提交……此时装修再豪华再智能的会议室也像虚拟监狱般让人想逃离。

     办公环境“高感性”革命时代来袭

     知识工作者族群的诞生,造就了最奇特的社会空间——办公室,也许是独栋建筑,但更多是大厦中的一层或者一间。人们从家到办公室,从一栋楼房到另外一栋楼房,虽然没有了冰冷嘈杂的流水线,也没有大量体力劳动带来的辛劳和痛苦,但往往由于被拘禁到一个相对狭小、高度集中的空间,产生了“新白领病”。心里的烦闷抑郁,外加久坐带来的健康危害,一些办公室高大上的背后,是员工的望而却步。

     那么,什么才是真正好的办公环境呢?

     设施齐备、装修拉风、设计独特,还是功能丰富?其实这些都不是关键。著名未来学家、商业思想家丹尼尔·平克指出——全新的世界将进入一个“高感性”时代,身处其中的人也必须拥有高感性能力,即:善于观察趋势和机会,创造优美或感动人心的作品,编织引人入胜的故事,以及将看似不相干的概念,转化为新事物的能力。

     可以说能够增加员工的“高感性能力”,才是好的办公环境。

     而这种看似有点玄妙的能力,就如同乔布斯非常钦慕的禅的味道:无中生有,幻化无边。但如果想具有这种能力,则必须拥有一个真正激发灵感的“创新环境”。未来的办公环境将不再是一个标准化的、过于严肃以及充满各种规章制度的“正式空间”,而将变成一个创意生产车间和灵感孵化器,特别是在如今这个技术不断发展更新的时代,办公室的智能应用也将不断增多。

     打个比喻,全新的最佳办公室就像小龙女的洞穴和冰床一样,看上去似乎十分普通,但进入之后却会发现“机关重重”,过一段时间竟然能让人功力大增。看到这里,也许会有很多人好奇,最酷炫的办公室真的有这么神奇吗?那么就让记者带着你开始全球冲浪、脑动大开的神奇之旅吧。

     别再羡慕谷歌和苹果

     一说到“前瞻办公设计”,很多人下意识就会想到两家公司:谷歌和苹果。

     的确,这两家企业近10年的成功业绩,让它们成为了创新的代名词,它们的总部也被很多企业家视为朝圣之地。就说一年多前刚刚完工的位于爱尔兰的谷歌欧盟总部吧,各种色彩明亮的空间分割,随处可见的沙发和座椅,人们甚至可以躺在沙滩椅上工作,还有不间断供应的优质食物……不过不知为什么,人们对此却有些无感,似乎一切都在复制所谓的硅谷模式,即宜家家居店和自然博物馆的混搭。

     怪不得两年前,位于谷歌新总部的设计图曝出后,媒体竟说它有点枯燥,只是外形设计比较别致外,其他的似乎就有点重复老路了。

     乔布斯去世前曾经多次希望将苹果总部设计成宇宙飞船,但如今依然没有全部完工,似乎还很难评判最终效果。不过2012年库克接任总裁之后,爆出了苹果秘密总部的内部场景,说实话看过的人多半有点小失望,有点沉闷怀旧的装修风格,壁垒森严的内部管理,家具都是经典款,美国大学风格,就像乔布斯自己多年不变的穿着一样,简单、实用、舒服、不刺眼,但绝对不那么特别。

     这让人不由得想起地处北京亦庄的诺基亚中国总部,那座绿色的大楼曾经是业界骄傲和当时最受欢迎的参观之地。配备高端的健身房和美容室,专业的按摩师和理发师让员工们曾经流连忘返。当初最大的奇观就是从透明玻璃外墙看进去,发现楼上的女主管正在享受美发师的优质服务,楼下的普通员工则在绿植掩映的咖啡吧里小酌片刻。对了,到了饭点儿,除了可以吃上美味自助,你还可以自己多点一份五星大厨烹调的优质小牛排。此外,这里的工作空间不仅仅是舒适,还具有高度私密性以及独特的设计理念,号称“让员工工作20个小时都不嫌累”。

     遗憾的是,如今这座大楼不复辉煌,人们发现,如此优质的工作环境,并没有带来真正的高效管理和颠覆式创新。那么,真正具有创新性的工作环境到底是怎样的?我们对于谷歌和苹果的理解是否太肤浅和片面?

     的确,仅仅需要大量金钱和前卫设计的堆积,就能成为所谓的前卫办公室,恐怕也会像诺基亚的高管一样,最终收获的是失望和痛苦。在去年的诺基亚大裁员过程中,很多公司在招聘时发现,前诺基亚员工竟然连安卓系统的程序都没有尝试写过,这样固步自封,即便拥有再美好的办公空间恐怕也没有意义。

     1960年代依然还是一片荒地和果园的硅谷,为何会成为全球的创新中心,谷歌为什么可以持续保持创新?其实仅仅看到这些所谓办公环境管理的外观还只是第一步,办公环境管理的真正意义还在于使用起来感觉怎么样,而在这里就必须引入一个全新的概念——ABW。

     看ABW如何挑战“正经空间”

     ABW,(Activity-based Work Environment),最早翻译为“基于活动的工作模式”,如今更加时尚的说法就是“移动中的办公”。

     这个概念其实20年前已经生发,提出者是荷兰咨询顾问、《办公室的死亡》一书的作者埃里克·费尔德亨。以他作为创始人的设计公司如今依然非常活跃,原因很简单,这种当年有点超前的办公室理念,如今已经成为真正的潮流。

     2006年开始建设,并于2009年完工的麦格理银行总部的整体设计思路,很能说明这种基于移动办公的理念——走入大楼,最引人瞩目的是10层高的中庭,呈现完全开放式的模块,一共有26个会议室点缀其中。众多工作区环绕着中庭,每个工作区可容纳100名员工,员工随时可选择适合的场所工作,也就是说坐在身边的同事可以经常变化。主楼梯衔接起这些区域,形成了一棵“会议树”,象征着麦格理集团与客户紧密联结的关系。一层的主要通道为公共空间,利于举办各种公司活动和慈善活动,同时这里也有咖啡馆和餐厅。在办公楼层,根据各种业务内容,设计了一些聚会场所,如餐厅、花园、树屋、娱乐室以及咖啡室,制造各种偶遇机会以鼓励在各群体间的横向交流。

     此外根据绿色环保的要求,设计中合理利用了水电等能源,令总体能耗比同类建筑下降50%。衔接各区的室内楼梯则减少了50%的电梯使用量,便捷的沟通,使纸质文件的存储需求和印刷数量也分别降低了78%和53%。当时3000名员工都迁入新楼后,几乎有55%的人每天在根据工作内容更换工作场所,而且调查结果显示,77%的人赞成拥有这种自由度。而如今,这栋特别的总部成为了银行业改革和创新的先锋建筑。

     之前的一份咨询报告曾经显示,仅就亚洲地区而言,员工在办公桌前38%的时间用于可中断的工作,22%的时间用于不可中断的工作,26%用于与同事合作,10%用于电话会议,4%用于其他活动。

     换言之,不管我们从事什么样的工作,我们一直在移动中。

     此外随着移动技术发展,很多员工在外移动办公的情况增多,某些人甚至会选择更多时间在客户那里拜访,或者在家里深入思索,这时候,办公室的存在到底意味着什么呢?

     “应该主要是沟通吧,毕竟很多讯息交流依然要靠面对面的反馈,而且跨部门合作的过程中还是需要更多的直接沟通。”一位前制造业企业的高级经理告诉《中外管理》。如果说目前大部分互联网企业的内部沟通成本还比较方便的话,传统的企业,特别是制造业的跨部门沟通问题则往往更加严重,工作链条过长,导致每一个环节都自成体系同时还必须相互呼应。但如今随着移动化浪潮的来袭,人们早就不把办公室当作是唯一的工作、社交场所,小圈子文化和非正式沟通日益增多,但这与企业长期发展的诉求是相违背的。

     如何鼓励人们来到办公室,享受沟通的过程,又如何保证私密性呢?其实很多基于ABW模式设计的办公室就很好解决了这个问题。

     比如:增加会议室,特别是小型会议室,为喜欢私密性的员工提供更多的隔断,允许工作空间随意性增大,以及为许多员工个性化需求设计站立式办公桌,并且增加更多的休息、放松场所,员工可以在各个场景中随意移动。其实这样的做的目的,不仅仅鼓励了沟通与交流,也正呼应了高感性时代的需求,人们需要的是对个性化的尊重,以及柔性沟通的增加。毕竟再强大的人也不能独自完成工作,合作是必须的,而我们也只能选择一种更加合适的方式进行合作。

     可以说,这种设计模式,在任何一家小型传统公司内部都可以完成,而不仅是互联网巨头的专利,并不需要太多的资金投入和所谓的知名大牌设计师,通过对整个工作流程的梳理和对员工工作习惯的分析,就可以轻松获得。比如,有很多可以移动的白板,让人们可以随时写写画画,在特定区域可以播放音乐、舒缓情绪,或者将空间设计变得更加灵活可拆卸,员工在其中可以真正放松享受,这能让他们回到创造者的本源状态。

     乔布斯的皮克斯大楼

     从这个角度而言,乔布斯其实非常超前,他参与设计最多的一栋办公大楼并非苹果总部,而是动画公司皮克斯的大楼。

     众所周知,皮克斯是乔布斯的福地也是他设计和经营理念更新的奇妙之地。据当时的设计师回忆,乔布斯深入思考后,决定让每一个人都可以站在同一个屋顶上,他不希望楼房超过2层,由于乔布斯的坚持,最终皮克斯大楼被设计成一个“中庭”。乔布斯希望员工来到的是一个共享空间,与同事进行偶然的对话,让人们自然地交流。为了达到这个目的,他甚至将餐厅到放在了大厅里。这恐怕也解释了,为何苹果总部看起来像是美国的某所州立大学的内景。虽然早年辍学,但大学内部那种自由并富有活力的环境,对乔布斯有着巨大的吸引力。

     正如著名科技思想家《伟大创意的诞生》一书的作者史蒂文·约翰逊所言,“什么样的环境有利于创意出现呢?”回答其实特别简单:“当一种环境能让人更加方便地去接触‘开发相邻可能’时,这种环境就具备了最大的创新潜力。”其实,无论是之前的硅谷模式,还是如今前沿的移动模式,都在塑造一种释放创新潜力的环境,那就是使得整个整个组织成为真正意义上的随时流动的有机体。

     来源:《中外管理》杂志

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