百天管理修炼98|谷歌是如何开会的？
2015/9/17 中外管理杂志
点击图片：《中外管理》杂志20元包邮(新疆、西藏除外)
有人说，管理者的水平分为九段：一段：以身作则，堪为榜样。二段：帮助下属，无私奉献。三段：教化下属，为人师表。四段：建立规则，打造团队。五段：高效激励，领导思维。六段：全面统筹，科学管理。七段：运筹帷幄，决胜千里。八段：机制励人，文化凝人。九段：组织制胜，天长地久。
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商议决策时，往往会召开会议。在企业中，开会也许是最令人头疼的事了。人们对开会怨声载道，说开会是浪费时间。实际上，一场安排得当的会议很有助益。这样的会议是展示数据和观点、讨论问题、制定决策最有效的方式。不过，现实中的会议大多与“安排得当”恰恰相反。但不言自明的是，一场组织混乱的会议，既浪费时间，又打击士气。
谷歌的领导者为组织会议设置了一套标准，被认为“非常有效”。
会议应该有一位决策者或主持。会议过程中的每一个时点都必须有明确的决策者，而这位决策者要对会议负责。两个实力相当的团队之间的会议往往得不出有效的结果，因为双方最终会以妥协收场，而做不到斩钉截铁。因此，应该由一位资深的人担任决策者的角色。即便是在信息共享或头脑风暴这种不必制定决策的会议上，也要明确指定会议的主持人。
决策者要亲力亲为。这位决策者应该召开会议、保证会议质量、设立会议目标、确定与会人员，以及在可能的情况下至少提前24小时传达会议的议事日程。在会议结束后的48小时内，决策者本人应该以电子邮件向各位与会者以及任何需要了解会议情况的人传达会议达成的决策以及待办事项。
会议应该很容易取消。所有的会议都应该设立一个目标，假如会议目标不明确或会议没能达成既定的目标，那么这场会议也许并不必要。决策者需要扪心自问：这场会议真的有用吗？会议是过于频繁还是太过松散？与会者从会议中得到需要的信息了吗？
与会人数最好不要超过8人。10人已算是上限，但是我们非常不建议安排这么多人。与会的每个人都有权发表自己的意见，如果其他人必须要对会议结果有所了解，那么应该把会议结果传达给他们，而不是让他们来当会议的旁听者。会议中如果有旁听者在场，会影响会议的质量，还会让大家对畅所欲言有所顾虑。
只出席必须出席的会议。如果你的出席对会议不必要，那就退场。如果你可以在会前婉言谢绝，那就更好了。这一点，在与客户或合作伙伴进行的会谈上尤其适用。在出席“私密”的会谈时，我们本打算与客户或合作方派出的某一位高管促膝谈心，却往往会面对满满一屋子的与会者。如果客户觉得有必要把自己公司的全体员工都带到会议现场来，我们也不能反对，但我们会对自己一方的出席人员加以控制。一般而言，出席的人数越少，会议效果越好。
守时!守时!确保会议准时开始、准时结束。会议结束时，留足足够的时间总结会议要点和待办事项。如果你们在预定的时间前达成了会议目标，那就提前结束会议。不要忘了预留出午餐和小憩的时间，尊重身处不同时区的人，他们也希望能够多花些时间与家人团聚。许多人都忽视了这些基本的人之常情，因此，在这些地方多花费些心思，你就能赢得同事们的拥戴。
开会时就认真开会!同时处理多项事务会使你顾此失彼。如果你在开会时用电脑或手机处理与会议内容无关的任务，那么很明显，你的时间还不如花在别处。每个与会者都应该把注意力集中在会议上，而不应为其他任务分心。如果有的人出席的会议太多，连工作任务都无暇完成，那么解决办法其实很简单：为待办任务排出优先顺序，减少出席会议的次数。这条原则最具挑战性。尽管如此，这仍然是条好规则。(节选自《谷歌是如何运营的》)
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