不协作,还谈什么团队!
2015/3/24 管理晨读

    

     作者:王雅倩

     来源:https://www.teambition.com/

     公众号:teambition

     什么是协作?首先,我们先来了解一下什么是协作。

     协作(collaboration) 在英文里意思很明确:跟一些人在一起完成某项事情。这里有两个关键条件:

     1、跟他人一起;

     2、实现一个共同的目标。

     只有同时符合这两个条件的才叫协作,缺一不可。在中文里却往往有些模糊:比如,经常跟协作混用的一个词是“合作(cooperation)”。合作的双方虽然也在一起工作,但目标各不相同,合作最终实现的是各自的目标。

     为什么协作很重要?每个企业都有自己的目标,这一目标需要所有人一起努力来实现,这就是协作。协作如何发生?每个公司都有组织结构图,它是一个公司的骨架。但是人们真正在一起工作的时候,工作的流程很少是按照组织结构图一步一步进行的。当组织结构复杂的时候,就更不用说了。 真正 get things done 的,不是这些骨架,而是分布在各种隐形的错综复杂的工作关系和人与人之间的交流,它更像是中枢神经系统。

     面对复杂的型业务,解决办法不是增加条条框框,而是促进人们之间的相互作用,让他们能在一起把事情做好,甚至是自发的,主动的来做,这就是高效的协作。 当人们进行协作时,就会互相取长补短,用更少的资源更好地完成事情,以最少的成本和时间实现企业目标。

     旧的管理方式如何促进协作?

     既然协作如此重要,那么如何促进协作呢?在传统管理模式下,通常有两个方法。

     一是硬性的方法

     即通过加强制度,设置更多的流程、结构和要求。现实中很常见,比如,销售和财务之间没办法很好的沟通客户付款的问题,我们就设立一个助理。让他/她来协调双方间的沟通。这样问题就解决了吗?往往适得其反:原来只要处理销售-财务这个关系,而现在要处理的是销售-助理,助理-财务两个关系。结果便是流程变得复杂,每件事情都需要联系很多人,一旦一个环节出了问题,整个事情进展就被拖累,效率变得低下。

     二是软性的方法

     就是通过增强人们之间的情感联系。人们很容易认为,人们互相之间越喜欢对方,就越愿意也就越容易协作。而事实并非这样。比如一个家庭可能会买两个电视。这样做的原因是因为夫妻两个人很爱对方,不想为了电视节目而争吵。结果呢,两个人各看各的,没有协作而言。工作中也是如此,很多情况下,过近的情感联系非但没有促进作用,反而会阻碍协作。

     有效协作的法则通过协作来提高工作效率的理念并不是我们拍脑袋想出来的。BCG 的高级合伙人&总裁 Yves Morieux 博士早就提出,“协作”才是企业适应现代社会复杂的商业格局的方法。

     他进一步提出了三条“工作简化原则”,分别是:

     精简组织结构,减少层级

     减少官僚主义,简化工作流程

     培养个人、团队以及组织的能力

     基于这三条原则,他解释了为什么“协作”才是当今时代新型高效的工作方式,如何实现协作,并用这套原则为无数企业设计了工作方案。这三条原则进一步衍生出了六条协作法则:

     协作法则一:了解其他人在做什么要想和其他人一起把某件事情做完,你首先需要了解其他人都在做什么。这就需要一个透明的工作流程,每个人都能很清晰的了解要完成这个目标需要经历哪些环节,每个环节由谁负责。这能解决两个问题:1、减少沟通成本:你不需要去到处询问;2、知道要去哪里找所需要的资源,有针对性地寻求帮助。

     协作法则二:加固联系枢纽这里的枢纽不是中间办事处,而是管理层。我们需要管理人员有权力,有动力去让其他人进行协作。管理层当层级过多时,人们离实际的行动太远,所以他们需要更多的指标,矩阵、规则去了解现实是什么样的。我们需要的不是更多的管理层级,而是更有能力的管理者。更多的管理层级很容易助长官僚主义,这是我们不希望看到的。

     协作法则三:减少中间层,去除自给自足的缓冲区要想实高效现协作,就要消除不必要的中间层,去除一切可能的缓冲区,让事情进展的每个环节都紧紧联系在一起。如果两个人能够直接发生联系,就应避免出现中间环节。我要的资源就在你手里,不存在第三方,这样,人们就必须协作。为什么企业越大,协作性就会减弱?大的企业往往有着更多的资源,这时,管理者往往会通过增加资源的方式来解决问题。比如,两个部门之间事情协调不好,就通过增加第三个岗位,增加更多的人来解决问题。事实上,这样非但不能促进,反而会阻碍协作。就像当同时出现两台电视时,人们不会去协调解决看什么节目,而是各看各的,协作不会发生。现实生活中存在着很多这样的“第二台电视”在妨碍协作,必须把他们去掉。

     协作法则四:授权,培养责任感将更多的权力下放。要注意,这里要增加的是权力的数量,而不是绝对厚度。如果处理每件事情的权力是一张牌,我们需要将尽可能多的牌发放下去。那就是,把更多的权力授予给员工,让他们愿意承担协作的风险,把事情做好。其实,授权的最终目的是让员工有责任感。每个人都应该明白,不论好坏,自己交付给组织的都应该是一个结果,而不是敷衍了事完成过程就好。

     协作法则五:让人们看到事情的后果培养责任感的好方法是让人们知道自己工作的价值和承担后果。与其告诉员工,你做不好会拿不到 20% 的涨薪,不如直接向他们暴露行为的后果。前者只是对自己产生的影响,而后者是对整个组织的影响。比如,用户的增长会减慢,我们会丧失预计的市场占有率,无法与竞争对手拉开绝对的差距。当把每个人的任务和组织的目标联系在一起时,人们知道自己的工作价值在哪里,会觉得自己的工作更加重要,因此也更有责任感。

     协作法则六:指责不寻求帮助,而不是失败当然,为了更有效的促进协作,还需要做到奖惩分明。我们要鼓励那些愿意协作的人,而指责那些不协作的人。乐高集团的首席执行官 Jorgen Vig Knudstorp 曾说过:“被指责的不应是失败,而是不寻求帮助。”当人们寻求帮助时,他们的弱点和之前错误的预测透明化,项目进展中的问题就会清晰的暴露出来。他们会知道自己需要什么资源,哪里是短板,并更有针对性的寻找到资源去弥补。

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