10个提高Excel操作效率的实用技巧,你和高手的区别可能就在这里
2016/4/17 管理晨读
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10个提高Excel操作效率的实用技巧作者:阿何公众号:zhichangcdb
不说废话,直接开始!
技巧1:快速输入重复性长内容
举个例子,你所在的公司叫“广州职场充电宝有限责任公司”,因为工作关系,你需要经常在Excel里面输入公司名称。莫非你每次都一个一个字都打完?这样效率也太低了吧?
我们可以用Excel的“自动更正”功能来实现这些重复内容的快速输入。
打开“工具”-“自动更正”,给公司名取一个缩略名称,比如“1公名”,然后替换为那里输入完整的公司名字。
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下次你要输入公司名字,只要输入“1公名”,然后回车,内容就会自动替换为公司完整名称了!
技巧2:选定若干不连续单元格
比如下图这样子:
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大家常用的方法是按住键盘上的CTRL键,然后用鼠标一个一个去点选。但这个方法有个缺点:你辛辛苦苦选了若干个单元格,如果不小心松开CTRL,再次点鼠标的时候,你之前选择的就全部没了,前功尽弃,要重新来过!
有个更好的方法:按下键盘上的SHIFT+F8,Excel会进入多重选定模式。然后你就可以解放双手,用鼠标去选择想要选择的单元格了。
技巧3:简单计算内容不输入公式直接查看
比如某些数据的求和、求平均数等。如果你只是想知道(而不是记录)结果,那么不用写公式这么麻烦,选中你要计算的单元格,然后右下角可以查看常用的计算结果,右键还可以定制化计算结果。
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技巧4:快速选定特定区域
举个例子,我要选定以下这个区域:
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大家一般的做法是用鼠标从左上角拖动到右下角。但拖动操作效率比较低,而且如果区域比较大的话,操作还很容易出错。
快速方法:按下键盘上的F5,调出Excel自带的定位窗口,然后定位坐标输入栏输入对角坐标,比如上图就是B2:E10,然后确定,即可选中该片区域。
技巧5:快速输入大写数字
某些特定岗位(比如财务人员)需要输入大写数字(就是壹贰叁这样的),有个非常快速的输入方法:
先输入小写的数字,比如“123”,然后选中单元格,在单元格格式中按照下图设置:
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设置后你发现“123”变成了“壹佰贰拾叁”。
技巧6:快速输入分数
比如你想要输入“3/5”,如果在Excel单元格直接输入,回车后你发现显示的不是分数,而是变成了“3月5日”(也就是说,这也是Excel里面快速输入日期的一个方法)。
想要快速输入分数的话很简单,就是在分数之前多加一个0和一个空格。比如我们要输入“3/5”,那么实际输入的时候是“0 3/5”,注意0和3/5之间是有空格的。
这样输入,你回车后就不会变成日期,而是正常显示分数了。
技巧7:快速插入多个空白行
如下图所示:
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如果我们想在3和4之间插入3个空白行,可以鼠标在最左侧选中3下面的3行,然后再右键选择“插入行”,这样可以一次性插入3个空白行。你选中几行,插入的就是几行。
技巧8:行列互换
如图,如何快速把左侧的表格形式行列互换,变成右图的表格形式?
![](/asp/image.asp?m=0&w=gh_422411c428fb&u=http%3a%2f%2fmmbiz.qpic.cn/mmbiz/9hicVia8JrugWTglDfgrfNysnswg4jzjJ5B9CBibaSdOggHL86oQibCVxqYOcZjHaF4NdkC2ntos4xZjEpXJsIQr9Q/0)
非常简单,选中左侧表格内容,然后CTRL+C复制。复制后随便在右侧点选一个单元格,右键选择“选择性粘贴”,然后在弹出窗口中选择“转置”选项即可。
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技巧9:快速跳转到指定单元格
如果你的Excel表格很大,但经常要定位到表格中间某个位置的单元格,靠鼠标来回拖动时非常非常麻烦费时的。
有个快捷的方法,可以给这个单元格定义一个名称,之后在Excel左上角输入名称,可以直接跳转到这个单元格。
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技巧10:多张Sheet同时输入相同内容
输入内容之前,按住键盘上的SHIFT键,用鼠标选中你要同时输入内容的Sheet。选中后你再输入内容,你会发现自己输入的内容同时出现在了你选中的所有Sheet里面。
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以上便是阿何为你分享的10个Excel实用操作技巧了。不知你是否觉得有收获?如果有收获,可以长按下面的二维码给我打赏哦。
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作者阿何,青年作家,简书签约作者,职场充电宝创始人。公众号:zhichangcdb 微博:@阿何充电宝
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