为什么我可以把1天过出48小时的质量？
2016/6/29 管理技巧

    

     Q要做的工作太多，脑中乱成一团，无法集中精力干好眼前的工作。Q虽然制定了工作计划，但从没能按计划完成过工作。Q上班时间不够用，经常加班。Q总是说“忙死了”。

     上述这些因为一些细节而引起工作不顺、浪费时间和精力的现象，估计我们谁都遇到过吧。

     前些年，我也曾为这些现象苦恼过。当时，我同时经营着三个公司，有时从早上六点到深夜十二点仍然不能完成工作，感觉特别崩溃。

     我开始反思为什么只有我忙得分秒必争？问题出在哪里了？

     因为没有把自己的工作和时间整理好，所以总感觉被工作追赶着，被时间追赶到疲惫不堪。等我有意识地对工作进行整理之后，我发现很多工作都能按时完成。

     现在，我同时经营着五个公司，每天都很忙碌，可我还能同时做到每年读书300本以上，经常去听讲座，上英语口语会话班，打高尔夫，每个月还能去海外视察、演讲，我有了更多的自由时间可以做自己想做的事情。

     用最小努力得最大回报!对工作进行更好的“规划设计”，不依赖卓越的才能与超强的记忆力，运用人人都能做到的超级整理术，是我提升效率的重要法则。

     只要设定了规则，并彻底执行，不依靠记忆力和意志力，也能实现整理的目的，从而获取更多的自由时间。

     规则越简单越好，如果整理方法太繁琐连自己都记不住，那肯定不能长久坚持。请记住：不必追求完美，整理得不彻底也没关系，只要稍微整理一下能比以前少浪费一些时间，就很好了，切忌把大量时间花费在整理上。整理术有一项原则：“可干可不干的事应尽可能地偷懒。”

    

     1初级：文件和办公桌的整理

     1. 不要记“东西放在哪儿”，而是记“应该放哪儿”2. 文件分类保管，但不必分类太细3. 学会扔东西4. 常用物品和工具应该不用站起来就能拿到5. 下班时活儿没干完不要收拾桌子6. 在名片上写下见面日期、地点、外貌特征

     7. 万事开头难，从每月一次做起

    

     2中级：大脑的整理

     1. 清空大脑，把事情都记在日程表上要想让自己专注于眼前的重要工作，就必须要清除大脑中的一切琐碎事情，使大脑处于空荡荡的状态。只要是可能遗忘的事、需要记住去办的事，通通记在日程表上，然后清空大脑。随着工作一件件完成、一件件从界面上消失，一定会让人产生一丝成就感，这种成就感也会成为我们工作的动力。

     2. 把操作型工作委托给他人

     工作可以分为“操作型”和“思考型”两大类。

     操作型的工作：如处理发票、整理文件或进行会议准备等不怎么需要动脑筋就可以完成的工作，大多数情况下都是些例行事务。

     思考型的工作：如规划立案、策划新项目、写作、决定经营战略等需要进行大量思考的工作。“只要是操作型的工作，我们都可以委托给他人，从而节约自己的时间，提高工作效率，这也是我们整理的最终目的。”

     3. 对会议进行程序化管理

     我并不喜欢开会，在同一时间内许多人聚集在一起开会是一种浪费。如果是不得不进行的会议，建议先做要点提纲，用邮件发给会议全体出席者，让大家搞清楚会议的议题，做好相应的资料准备，并整理好自己的发言后，再参加会议。如此一来，大家都明确了自己的职责和会议内容，会议可以高效地进行。

     4. 用“过滤器”判断新项目的可行性

     我给自己设立了4大项10小项，每次构思新项目都按照这几步思考，这样就不用在脑海中翻来覆去地掂量新项目是否能上马，只需每个创意产生时都拿出这个列表一一核对就行了。

     4大项：能否令自己感到愉悦？是否有市场发展前景？是否是积累型的业务？是否对社会有益？

     10小项：投资回报率能否达到50%以上？在看清这项事业最重要的关键点的基础上，再进行思考。最大的风险是什么？如何规避风险？有哪些竞争对手？竞争对手的预计销量和预计收益如何？能否将其系统化？市场战略？自己最擅长这项事业的哪个方面？减去固定费用和波动费用，收益大概能超过盈亏平衡点多少？

     5. 在自己喜欢的地方工作

     在上班前抽出一点时间，去喜欢的咖啡厅或公园里放松一下，肯定会产生许多在办公室里想不出来的创意与设想。

    

     3高级：时间的整理

     1. 给工作任务设定周期提醒

     把例行事务固定在一个相同的日期，比如投资相关事务安排在周二，确认工作安排在周一，虽然这些工作只要一周内完成就行，周几做无所谓，但固定一个日子形成规则更好，可以使工作更加有条不紊，更能集中精力思考问题。

     创意也要保存进日程，定期提醒。时不时提醒自己想一想，让想法逐渐变得具体起来，终于有一天，各项条件都成熟了，于是一鼓作气，将梦想变成了现实。

     2. 有效利用空暇时间

     有访客临时取消来访计划，或是会议提早结束有少许空暇时间的时候，作者便会从日程表中找出能在这个时间段内完成的任务，将其处理完毕。

     3. 设定一个“绝对努力工作不走神”时段

     在公司的工作时间常常会发生许多干扰，最典型的就是接打电话。有电话打来时，我们正在全神贯注干着的工作也得暂时放下。

     4. 轻易不打电话，打电话就要有效率

     提前用邮件、传真对话题内容事先沟通，之后再通话时，双方就可以有针对性地围绕话题讨论，在短时间内结束通话。总之，“无论多么重要的事情，都应该在三分钟以内结束通话”。

     5. 工作日和休息日保持一致作息

     4殿堂：人生的整理

     时间无论对于谁都很重要，因为它无法替代也无法储存。上苍给予每个人的时间都是相同的一天24小时，但每个人的利用方法不同，拥有时间的质量就会产生很大的差异，所以世上的人我们可以将其分为“能充实使用时间的人”和“总是拖拖拉拉的人”。如果能将时间“程序化”，进行高效整理，我们所拥有的时间质量也能够得到很大的改善。

     来源：《超级整理书》 作者：【日】泉正人

    

    

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