在领导左右,你能“六”面玲珑吗?
2015/2/17 中外管理杂志

     要想当一个好秘书,其实也真不是一件容易的事情,这是对心灵和肉体的双重考验。

     文/庄文静

     秘书反思

     在这个事件中,对于陆纯初、女秘书和EMC公司,都是一个伤害。并且对女秘书未来的职业生涯,更是造成了难以弥补的伤害——有哪一个老板或人力资源经理愿意雇佣“史上最牛的秘书”呢?

     某外企人力资源部经理说,首先,以中文回信本身就是一种挑衅,因为上司用英文给你发信,你也应该礼貌性的用英文回信才合乎礼仪。其次,把回信传给公司很多人,虽然是出气了,但做法实在不够专业。她本可以通过其它方式与上司沟通,找出解决问题的办法。最后,即使沟通不成,也可以考虑更换职位,甚至正式提出辞职,而不至于落得被迫离职的结果。

     那么,怎样才能称得上一位优秀的秘书和下属呢?

     秘书要有怎样的资质?

     按国际秘书联合会的定义,“秘书”是指上司的特殊助手,他们掌握办公室工作的技巧,能在上司没有过问的情况下表现自己的责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在所有给予的权利范围内做出决定。

     因此,我们不难想到一个问题,就是秘书需要具备什么素质?

     秘书的职业属性要求他/她要配合上司完成工作,领会领导意图并放大领导的能量。俗话说“伴君如伴虎”,因此一个优秀的秘书,一定是非常了解上司的脾气和秉性,能适应领导的工作风格和方式,更要具备“善解人意”的灵性,“心有灵犀”的悟性和“宠辱不惊”的耐性。

     唐朝名宦高力士的碑文有八句话,也许对秘书会有启发性:“忠君而不依(忠于君主,但不是依靠),得君而不骄(得到君主的信任,但不会骄傲),传王言而有度(领导也有说话过火的时候,要把握他的意图和分寸),持国柄而无权(即使是一人之下,万人之上,也不要自以为是),顺而不宜,践而不犯(可以顺从和服从君主的领导,但不阿谀奉承,可以给君主提意见,但不会冒犯其权威),敬无闲言,远无非议(和我相敬的人不会散布他的流言蜚语,和我疏远的人也不会让其横遭非议)。”这八句话不仅能作为好下属的准则,也许还能作为做人的准则吧。

     招聘一个优秀的秘书,不仅要从专业的角度和经验上考虑,很大程度上也要考虑其性格和个性是否合适,比如:是否具有专业技能、换位思考的能力、良好的服务意识、细致入微的工作习惯、较强的洞察力、主动积极的工作态度,以及较高的情商等,这在与领导的配合中,都是非常重要的素质。

     平素:你能“六”面玲珑吗?

     通过与一些外企秘书和员工的交流,我们总结了一下他们的工作心得,要想当一个好秘书,其实也真不是一件容易的事情,这是对心灵和肉体的双重考验。

     过滤器和挡剑牌

     在日常工作中,由于要保证上司有足够的时间和精力来处理公司的一些战略问题或核心问题,因此,秘书的一项重要的日常工作就是充当过滤器。比如:帮助上司处理一些电话、来访或文件,有时也难免会得罪人。比如:有些没有提前预约,却号称有重要事情要谈的人,首先要告诉他上司很忙,并且礼貌地问清他的身份,并问清来访的目的,总之要当好一个挡箭牌。因为一般在外企中,来访预约是最为基本的礼貌,一般冒然来访者是不大受人欢迎的。

     要用头脑工作

     外企中的秘书,不仅要有“忠诚”和敬业精神,同时,还要非常有灵气。不能像仆人一样只知道干活,却不会动脑子,上司更喜欢会动脑子、能为自己出谋划策、提出建议的秘书。

     同时,能在外企做好秘书工作的人,情商一定是非常高的。就像我们常说的做人要外圆而内方,其实做秘书更要如此:在原则性上,一点也不能含糊;但是在处理问题的手段上要圆滑而委婉,必须要考虑到方方面面的后果和对方的感受。

     经验至上的岗位

     对于秘书这个职业来说,工作经验是最宝贵的财富。在欧美的企业中,许多老板都喜欢用年纪大一些的秘书。尤其对于一些年纪比较大的领导来说,与自己一起工作多年的老秘书,就像自己的老花眼镜一样,式样可能有些陈旧,但离不了,也换不得。甚至,在某些发达国家,许多秘书不仅要替老板安排日常工作,而且还要帮助老板安排家庭聚会、管理老板的财务(包括交纳个人所得税)等私人事务,甚至还有权代替老板开私人支票。因此,秘书不仅是工作的助手,更要成为上司最为信任的人。

     秘书的职业特性使他们必然知道许多公司的商业机密,因此,不可以泄露公司机密是最基本的职业操守。而且,对于老板个人的习惯与隐私,秘书也得守口如瓶,这是潜规则。

     凡事多汇报

     秘书的职业属性,使她经常要帮助上司完成他交代的任务。因此,要尽可能的汇报上司交办的任务和处理情况,这样领导也能更了解你的工作状态。长此以往,他也会对你给予更多的信任和授权。

     善于换位思考

     其实每个人的行为、判断都是带有主观色彩的,但对于秘书来说,是非常需要“换位思考”能力的,要尽可能地站在上司的角度上考虑问题。

     乐观和热爱生活

     秘书职业的特殊性,使他不得不经常受到上司情绪的影响。作为企业老板的工作压力和责任是可想而知的,有时秘书甚至像老板情绪的垃圾筒。因此,作为外企的秘书就需要更为乐观、开朗和热爱生活,不要让上司的情绪影响自己的情绪,而且要有一种“改造”和“领导”上司的能力。因此,首先不妨先用情绪去感染你的上司,这是非常简单而且又行之有效的做法。

     应急:你能笑泯恩仇吗?

     为什么现实中,女秘书要比男秘书更多?其实道理很简单,因为一般的女性性格比较细腻,更为温柔体贴和善于沟通,同时在问题的处理上,也更为周全。

     我们常说“冲动是魔鬼”,有很多冲突其实只是“一念之差”。如果每个人都能控制好自己的情绪,站在对方的立场上进行换位思考,很多矛盾也就迎刃而解了。因此,在很激动的时候,情绪非常糟糕的情况下,千万不要做任何事情。

     也许大家会注意到,事件中的两位,都是站在自己的立场上说对方错了。任何事情只要是带有强烈的指责性,强化自己是正确的,就永远无法实现沟通。

     在日常工作中,难免会发生一些不愉快和处理失当的事情。有位秘书总结她的经验,就是要学会永远保持微笑。俗话说“伸手不打笑脸人”女性作为秘书的优势就更为明显,比如:你的微笑可能就已经化解了许多冲突。并且,当领导发火时,你应该先主动表示歉意,即使不是你真的错了,但是为了能让领导暂时地消消气也没有什么不可以,总之,先把领导的怒火压下去。如果自己真的受了委屈,也没有必要立刻解决。因为,领导会认为你的“解释”都是在“找借口”和“推卸责任”。当上司心情好的时候,再对这件事情进行沟通,效果可能会更好。

     因此,如果对上司有不满的时候,首先,一定要尊重自己的心理感受,要进行适时的沟通,不要积怨。其次,有了矛盾不要怕,不要放弃和回避矛盾,否则矛盾会日渐激化。再次,就是要磨合,要了解老板的办事风格、人品、性格。最后,我们每个人都应该摆正自己的位置。如果自己不适合做秘书那就去做业务;如果不愿意让别人管,那么就去自己当老板。不管做什么职业,都要想方设法学会站在对方的立场扮演好自己的角色。

     来源:《中外管理》杂志

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